あなたは自分の時間管理をどのように行っていますか？
時間は有限
時間はあなたに与えられた大切な物。そして、限りがあります。
何をしても、何もしなくても、過ぎていく時間。
この限られた時間をどう使うかによって、あなたの今後の人生がどんなものになるかが決まっていきます。
楽しい人生がおくれるように、あなたの時間は自分自身で管理してみませんか？
今回は私が実際に行っている時間管理の方法を紹介します。
私は時間管理に手帳を使っています。
実際に今使っているのは、生産性出版のウィークリーバーチカル手帳です。
A6の縦方向が長いタイプで、胸ポケットにギリギリ入るサイズのものです。
仕事でも私生活でもこの手帳になんでも書き込んでいます。
中身を開くと、このように見開きで一週間全ての曜日を確認することができます。
仕事中の使い方は？
予め予定と所要時間を記入しておく
仕事の日は、予め決まっている予定とその所要時間に矢印を引いておきます。
そうすることによって、空き時間が空白となりますので、手帳を開いた時に自分の空き時間がパッと分かり、他の仕事の予定を立てやすくなります。
このように、自分の予定をイメージで認識できるのところがウィークリーバーチカル手帳の最も優れている点と言えます。
下段で突発タスクの管理
私の場合、下段の空きスペースに業務タスクを書いておき、空き時間にサッと入れ込むようにしています。業務が増えたらタスクを記載→終わったら四角を塗りつぶす。これを繰り返すことでやり残しを防いでいます。
- やる前の仕事：□Aさんと会議
- 終わった仕事：■Aさんと会議←四角を塗りつぶす
やるべきことをいったんメモしておくことで、目の前の業務に集中できる効果も狙っています。
予定と実績の管理
実際に業務を行ったあとは、かかった時間も追記していきます。予実管理ですね。これが意外と役に立ちます。
というのも、予定していた業務が意外に時間がかかっていたり、逆に早く終わる時もあるのですが、手帳に書き続けているとだんだん見積もりの制度がよくなり、予定と実績が合ってくるのが実感できるのです。
生産性 手帳 2017 マンスリー&ウィークリー タイムリー 黒 No.84
手帳の効果
常に予実管理を繰り返すことにより、自分の見積もりが正確になってくると時間管理はバッチリです。予め資料作成の時間を見積もっておくとともに、その後上司に報告するアポイントメントをとっておくことができ、今までよりも効率的に仕事を進めていけます。
私生活の予定も書きます。
この手帳はで書けるのは、
- 月・火・水・木・金・土・日
- ８：００~２３：００
土曜日・日曜日も載っているので週末の予定を立てることができます。週末の楽しみを見ながらだと、仕事も頑張れる気がしますよ。
平日も２３：００まで書けるので、家に帰ってからの予定を書いておくことも充分可能になっています。
また、私は仕事中に「今週やりたいこと」や「買いたい物」などが頭に浮かぶことがあります。
その際にも、手帳にメモしておけば覚えておく必要がなくなるので、目の前の仕事に集中することができます。
まとめ
今はデジタルでの時間管理も充実していて良いものがたくさんありますが、僕はサッと書ける手帳が好きです。空いたスペースには、起きた時間や晩御飯、買ったものなど何でも書いてみると、日記や家計簿にもなりますよ。
ちなみに・・・
後ろに白紙のメモ帳を挟み込んで使っています。これならメモを使い切っても、この部分だけ入れ替えて丸一年使うことができます。
以上で、私の時間管理方法の紹介を終わります。
あなたが大切な時間を有効に過ごして、楽しい人生を送れることを祈っております。
